给新手法务的十个“入门锦囊”

作者:Francis 发布时间:October 27, 2015 分类:法律相关

原作者:Alan Gutterman,Gutterman Law & Business创始人及执行董事

来源/《公司法务》(Corporate Counsel)

编译/张逸群 天同律师事务所事业发展部总监,2015年5月加入天同,负责天同的市场及业务拓展工作;加入天同前,曾在全球规模最大的、专注于复杂商事争议解决的律师事务所—美国昆毅律师事务所(QuinnEmanuel Urquhart & Sullivan)纽约、洛杉矶及香港办公室担任律师,主要业务领域包括商标、商业侵权诉讼等,并负责拓展中国市场。(微信ID:Cherry_ZYQ)

我们已经说过不少关于“法学院学生在校的学习内容根本无法直接适用于真实的执业世界”这类“定论”。这个众所周知的定论不仅适用于从校门一脚迈进律师事务所的法学院学生,其实也适用于那些刚刚加入公司法务部的新法务。

拥有庞大公司法务团队的公司通常都会有自己的入职培训,同时也为新法务提供一些类似ACC公司法务大学项目(每年举办一届、针对新公司法务的集训营活动)的培训资源。但有些新法务可能还想采取一些能让他们顺利过渡,进入“公司法务职业”轨道的实际措施。

接下来就是我们根据众多公司法务入行时积累的经验和教训,为新手法务提供的十个锦囊妙计。

锦囊一:索要一份公司商业计划摘要以及组织架构图

作为新手法务,你可能在面试阶段做过很多功课,这些认真的事前准备帮你得到了理想的法务工作;但在你入职之后,你应该尽快索要一份正式的公司行业计划摘要,简单地了解公司的主营业务、商业目的及未来目标。另外,你还应该索要一份完整的组织架构图,了解公司的分级结构、汇报机制、信息流渠道以及法务部在整个组织结构中的位置。

锦囊二:深入了解所在公司的发展历史和文化

在你为了大量的公司法律事务、合规问题细节忙到焦头烂额之前,你应该首先抽出时间、静下心来了解公司的历史及发展历程,同时尽可能深入地理解公司文化。要知道,“冰冻三尺非一日之寒”,当下公司里出现的很多问题并不单单是来源于眼前的挑战,而是由于公司在成立之初就埋下了种种“隐患”,或者是公司的初始价值观随着管理层的更迭不能与时俱进所致。

锦囊三:对公司的主营业务和主要市场进行深入研究

在你开始刻苦钻研公司的合同、政策之前,你应该先通过公司以外的其他渠道获取针对公司主营业务和主要市场可靠、及时及客观的信息。在了解这些信息的时候,你还应该主动、提前了解未来几年公司可能进入的行业现状和合规环境。同时,你还需要对那些可能会对公司所在行业和市场产生巨大影响的关键法律法规了然于胸,并对这些条款的变化保持高度关注。如果在这个过程中出现了你尚不熟悉的领域,那你应该在第一时间理清与这些领域有关的法律问题,并思考可以通过什么方式、找什么专家来解决问题。

锦囊四:逐字逐句阅读公司财务年报、委托说明书及年度股东报告等重要文件

在了解了公司的主营业务和主要市场之后,你应该更详细地了解公司对投资者及股东进行信息披露时的具体情况。如果你的公司是上市公司,需要向证监会提交相关的财务年报,那你应该找出公司近两年来提交的这一类别的所有文件,逐字逐句进行阅读。如果你的公司还没上市,那就找出公司的商业计划及在向外部投资人融资过程中出具的招股说明书,或者从银行及其他金融机构中找出准确的公司财务信息。

锦囊五:阅读公司近两年所有呈报证监会的所有文件

虽然大部分有关公司的重要信息都会出现在提交给证监会的公司年报中,但你还是应该花一些时间找出过去两年公司呈报给证监会的所有文件,包括重大交易、资产重组、诉讼等声明文件。了解这些重大事件的信息,可以有效地帮助你了解公司过去两年经营的来龙去脉。对于未上市的公司,你可以想办法主动了解公司在过去两年与股东进行实质交流的主要内容及文件。

锦囊六:阅读公司近两年所有对外公布的、有关产品、服务、公司重大市场活动的信息

如果说锦囊4和5主要关注的是公司向投资者提供的信息,那锦囊6就需要你了解并熟悉公司所有与消费者有关的市场活动。对公司产品及服务的了解情况在一定程度上取决于你对这一大类产品、服务及其涉及的相关技术的熟知程度。一开始,简单大致地了解这些信息就可以,因为随着具体法律问题的出现,你的了解也会进一步深入下去。但了解这些信息的过程本身也是自我推销的好机会,可以让市场营销、客户服务及运营等部门充分了解自己。

锦囊七:仔细阅读公司的“尽职调查大全”,着手思考如何进行修改和补充

如果你严格执行了以上六个锦囊的建议,那现在你已经做好帮助公司修改、更新“尽职调查大全”(due diligencebinder)的准备了。所谓的“尽职调查清单”是一家公司在面临诸如并购或私募发行等重大交易时,必须提供的全套资料。这套资料里应该包括公司法律及业务方面的全部基本情况,比如公司章程、合同、授权和许可、政策声明等等。在阅读“大全”的过程中,你应该开始思考哪些部分需要修改,哪些文件需要补充。如果你所在的公司还没有这样一个“大全”,那你应该通过与业务部门合作,着手准备收集相关文件,帮助公司进行编撰。

锦囊八:阅读董事会及公司主要委员会的会议记录

新手法务应该在董事会及主要委员会的会议记录上多下一些功夫。这些会议记录并不是公开记录,因此能更好地反映出公司高层在业务领域的思考和担忧,也能看到公司董事与高管之间的具体互动情况。

锦囊九:与公司的外部审计人员、外聘律师面谈以了解他们与公司的业务关系

与公司的外部审计人员及外聘律师见面是很多新手法务听到的第一条建议,但实际上这应该建立在对公司法律、业务及市场活动全面了解的前提下,这样与这些专业人员进行面谈才会更有价值。这些简短的面谈不仅是你把自己介绍给外部审计人员和外聘律师的好机会,同时也是请他们为你答疑解惑的好时机,特别是针对那些你还不太熟悉的法律和财会领域的问题。

锦囊十:与公司各主要部门及业务团队的管理人员(最好是资深员工)面谈,了解他们的需求及期待

收集以上所有信息的价值就在于帮助你有效地为内部客户提供法律服务,否则这些工作就是在浪费时间。因此,一旦有合适的机会,在已经做好了充分准备的前提下,你就应该安排与公司主要业务部门的管理人员进行面谈。在这样的会议上,你应该简单介绍自己,并听取他们对公司法务部的期待和需求。当然,在安排这些会议之前,你应该事先征得法务部负责人的同意。

结语

这十个锦囊会帮助你在投入到具体法务工作之前,深入了解公司的发展沿革以及组织文化。当然,你未必有非常充分的时间去完成每一个锦囊建议,但你还是应该尽可能在入职的前三个月内把这些基础信息的收集工作完成。

在完成了所有以上提到的“准备工作”之后,你应该与自己的直接上级坐下来,和他/她谈谈你学到的东西和接下来的想法。不要把这十个锦囊当成救命稻草,它们只是帮助你理清思路的起点,真正的后续成长还需要你在十锦囊的基础上深化、体悟、加强。

标签: 法律, 法律实务, 法务

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